Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag)
Platzhalter – kein gültiger Rechtstext
Muss vor Livegang durch geprüfte Rechtstexte ersetzt werden. Die folgende Gliederung zeigt nur, welche Punkte behandelt werden müssen, und stellt keine Rechtsberatung dar.
Kundinnen und Kunden können den AV-Vertrag mit ihren Daten als PDF unter Einstellungen › Daten & Konto herunterladen.
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1. Gegenstand und Dauer
- Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag nach Art. 28 DSGVO im Rahmen der Nutzung von immofrog
- Laufzeit entsprechend dem Hauptvertrag
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2. Art und Zweck der Verarbeitung
- Speicherung und Verarbeitung von Objekt-, Vertrags-, Buchungs- und Abrechnungsdaten
- Erzeugung von Dokumenten (z. B. Nebenkostenabrechnung, Mahnung) und E-Mail-Versand
- KI-gestützte Auslesung von Belegen, Dateien und Kontoauszügen
- Ermittlung von Kartenkoordinaten zu Objektadressen (Geocoding)
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3. Arten der Daten und Kreise der Betroffenen
- Datenarten: Stamm- und Kontaktdaten, Vertragsdaten, Bankverbindungen und Zahlungsbewegungen, Zählerstände, Belege und Dateien
- Betroffene: Mieterinnen und Mieter, Dienstleister, weitere Kontakte sowie Nutzer des Kundenkontos
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4. Pflichten des Auftragsverarbeiters
- Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung
- Vertraulichkeitsverpflichtung der beteiligten Personen
- Unterstützung bei Betroffenenrechten und Meldung von Datenschutzverletzungen
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5. Technische und organisatorische Maßnahmen
- Hosting in Deutschland, Verschlüsselung von Datenbank und Dateien im Ruhezustand
- Strikte Trennung der Daten je Kundenkonto
- Zugriff auf Dateien nur über zeitlich begrenzte, signierte Links
- Optionale Zwei-Faktor-Anmeldung, Begrenzung von Anmeldeversuchen
- Tägliche Datensicherung mit 30 Tagen Aufbewahrung
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6. Unterauftragsverarbeiter
- Hetzner Online GmbH (Hosting, Deutschland)
- E-Mail-Dienst (Anbieter noch festzulegen)
- KI-Auslesung je nach Konfiguration über Anthropic oder Mistral AI (keine Trainingsnutzung, keine Speicherung nach Verarbeitung)
- OpenStreetMap Foundation (Nominatim-Geocoding von Objektadressen; nur Adresse, keine Personendaten)
- Verfahren bei Änderungen und Widerspruchsmöglichkeit
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7. Rechte des Auftraggebers
- Weisungs- und Kontrollrechte, Nachweise
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8. Löschung und Rückgabe
- Datenexport als ZIP-Datei vor Vertragsende
- Löschung nach Vertragsende gemäß Löschkonzept