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Funktionen

Alles, was Vermietung braucht – und nichts, was sie kompliziert macht

Vom Mietvertrag über den Mieteingang bis zur Nebenkostenabrechnung: immofrog begleitet dich durch das ganze Vermieterjahr.

  • Server in Deutschland
  • KI aus der EU
  • Für die DSGVO gebaut
  • Zwei-Faktor-Anmeldung

Startseite und Überblick

Beim Öffnen siehst du sofort, was heute wichtig ist.

  • Mieteingänge des Monats (Soll und Ist), Leerstand, offene Zahlungen und fällige Rechnungen
  • Hinweise auf Abrechnungsfristen und mögliche Mieterhöhungen
  • Schnellaktionen und globale Suche über Objekte, Kontakte, Verträge und Belege
  • Einrichtungsassistent vom ersten Objekt bis zum ersten Kontoimport
Startseite mit Mieteingängen, offenen Zahlungen und fälligen Rechnungen

Objekte, Einheiten und Kontakte

Dein Bestand übersichtlich an einem Ort – vom Mehrfamilienhaus bis zur Garage.

  • Objekte mit Adresse, Baujahr, Flächen und Bildern; Einheiten als Wohnung, Gewerbe, Stellplatz oder Lager
  • Je Einheit auf einen Blick: aktueller Mieter, Miete, Leerstand und Rückstand
  • Raster-, Listen- und Kartenansicht aller Objekte
  • Kontakte als Personen oder Firmen mit mehreren Rollen – Mieter, Handwerker, Hausmeister, Versicherung
  • Dublettenprüfung beim Anlegen von Kontakten
Objektseite eines Mehrfamilienhauses mit Einheiten, Mietern und Rückständen
Objektliste mit Titelbildern

Mietverträge und Dokumente

Alle Konditionen mit Historie – und die passenden Schreiben per Klick.

  • Kaltmiete, Nebenkosten- und Heizkostenvorauszahlung mit Gültigkeitsbeginn; alte Werte bleiben erhalten
  • Kaution mit Eingang, Rückzahlung und Einbehalt; Übergabe und Kündigung mit automatischen Aufgaben
  • Mietvertrag, Übergabeprotokoll mit Zählerständen und Kündigungsbestätigung aus Word-Vorlagen
  • Eigene Word-Vorlagen mit Platzhaltern hochladen, Briefkopf mit deinem Logo
  • Serienbrief an mehrere Mieter per E-Mail oder als Sammel-PDF für die Post
  • Wohnungsgeberbestätigung und Mietbescheinigung als PDF
Mietvertrag mit Konditionshistorie, Kaution und erzeugten Dokumenten
Word-Vorlagen für Mietvertrag, Mahnung und Mieterhöhung

Kontoauszüge und Zahlungen

Kein Abtippen: Kontobewegungen kommen per Datei und landen beim richtigen Vertrag.

  • camt.053-Import (XML) – der Standardexport jeder Bank, mit Saldenprüfung vor dem Import
  • CSV-Import mit Bankerkennung (u. a. Sparkasse, Volksbank, ING, DKB, comdirect, N26)
  • PDF-Kontoauszug per KI auslesen, mit Saldenprüfung vor dem Import
  • Doppelte Buchungen werden erkannt und übersprungen
  • Zuordnungsregeln, Aufteilung einer Buchung und Massenzuordnung
  • Offene Zahlungen auch ohne Kontoimport als bezahlt markieren – beim späteren Import wird zusammengeführt
  • Rechnungen zu zahlen: bestätigte Belege nach Fälligkeit, Hinweis bei Überfälligkeit
Kontobewegungen mit Zuordnung zu Mietverträgen und Kostenarten

Rückstände und Mahnwesen

Auf einen Blick sehen, wer bezahlt hat – auch unterwegs auf dem Handy.

  • Ampel je Mietvertrag: grün ohne Rückstand, gelb unter einer Monatsmiete, rot ab einer Monatsmiete
  • Teil- und Überzahlungen werden sauber gegen Monate gerechnet
  • Zahlungserinnerung, Mahnung und letzte Mahnung mit Fristen aus deinen Einstellungen
  • Mahnlauf für mehrere Verträge; Versand per E-Mail oder als PDF zum Ausdrucken
  • Mahnungen erledigen sich automatisch, sobald die Zahlung eingeht
Mahnungen mit Stufen, Fristen und Versandstatus
Rückstandsübersicht mit Ampel auf dem Handy

Mieterhöhung

Von der Berechnung bis zur wirksamen neuen Miete – als geführter Vorgang.

  • Vergleichsmiete, Indexmiete, Modernisierung und Staffelmiete
  • Rechner mit Kappungsgrenze und Hinweis, wann die nächste Erhöhung möglich ist
  • Schreiben aus Vorlage, Versand per E-Mail oder Post, Zustimmung erfassen
  • Die neue Miete wird zum Stichtag automatisch wirksam
Mieterhöhung als Vorgang mit Berechnung und Schreiben

Dateien und Belege mit KI

Fotografieren oder hochladen – die KI erkennt, was es ist, und schlägt die Zuordnung vor.

  • Ein zentraler Eingang für alle Dateien: Rechnungen, Verträge, Bescheide, Grundrisse, Fotos
  • Scan-Funktion für Handyfotos: Rand erkennen, entzerren, Kontrast verbessern
  • Rechnungen: Lieferant, Datum, Beträge und Steuersatz werden ausgelesen, Kostenart und Objekt vorgeschlagen
  • Prüfansicht vor dem Speichern und Verknüpfung mit der passenden Buchung
  • Vorschaubilder für Fotos, PDF, Word und Excel; doppelte Dateien werden erkannt
  • Schlagworte, Filter und Belegliste mit Summen als CSV oder PDF
Dateien mit Vorschaubildern, Schlagworten und dem Bereich „Zu prüfen“
Beleg-Prüfansicht mit ausgelesenen Feldern und Erkennungssicherheit

Zähler und Zählerstände

Zählerstand fotografieren, fertig – der Rest passiert automatisch.

  • Strom, Kalt- und Warmwasser, Heizung und Gas je Objekt oder Einheit
  • Zählerstand per Foto: Zähler und Stand werden erkannt und mit Foto gespeichert
  • Verlaufsgrafik und Plausibilitätsprüfung bei ungewöhnlichen Werten
  • Erinnerung an fehlende Zählerstände vor der Abrechnung
Zählerstand per Foto auf dem Handy erfassen

Mit dem Handy

Zählerstand? Einfach fotografieren.

Kein Abtippen, kein Zettel: So kommt der Stand vom Keller in die Nebenkostenabrechnung.

  1. Handykamera auf einen Stromzähler gerichtet, Anzeige 3.275,6 kWh

    Schritt 1

    Foto aufnehmen

    Handy auf den Zähler halten und abdrücken – direkt aus der App oder vom Startbildschirm.

  2. Erkannter Zähler 74293816 mit Stand 3.275,6 kWh in der App

    Schritt 2

    KI erkennt Zähler und Stand

    Zählernummer und Stand werden ausgelesen und dem richtigen Zähler zugeordnet. Du prüfst nur noch.

  3. Zählerverlauf mit Ständen, Verbrauch seit dem letzten Stand und Jahresverbrauch

    Schritt 3

    Verbrauch automatisch berechnet

    Jeder Stand landet mit Foto als Nachweis im Verlauf – mit Verbrauch je Zeitraum und Hinweis bei unplausiblen Werten.

Nebenkostenabrechnung

In fünf geführten Schritten von den Belegen zur fertigen Abrechnung je Mieter.

  • Kosten prüfen: Belege des Zeitraums nach Kostenart, umlagefähig ja oder nein, eigene Positionen
  • Zählerstände prüfen, fehlende Stände schätzen und kennzeichnen
  • Verträge prüfen mit Tagen im Zeitraum, Fläche, Personen und Leerstand
  • Umlage nach Fläche, Personen, Einheiten, Verbrauch oder direkt – mit Vorschau je Mieter
  • Heizkostenabrechnung nach Heizkostenverordnung: Heizung und Warmwasser getrennt, 50/50 bis 70/30 nach Verbrauch, Zwischenablesung bei Mieterwechsel
  • PDF und Versand per E-Mail, Vorschlag für neue Vorauszahlungen
  • Erinnerung an die gesetzliche Abrechnungsfrist
Nebenkostenabrechnung mit Umlage je Kostenart und Ergebnis je Mieter

Mieterportal

Weniger Rückfragen: Deine Mieter finden Abrechnungen und Dokumente selbst – und melden Zählerstände und Schäden direkt.

  • Einladung per E-Mail – Mieter melden sich mit eigenem Zugang an, getrennt von deinem Konto
  • Nebenkostenabrechnungen und freigegebene Vertragsdokumente jederzeit abrufbar
  • Zählerstände mit Foto eintragen – du bestätigst, bevor sie in die Abrechnung einfließen
  • Schäden mit Fotos melden: Die Meldung landet im Verlauf der Einheit und als Aufgabe bei dir
  • In den Paketen Basis und Plus enthalten
Mieterportal mit Mietverhältnis, Vermieterkontakt und Meldungen
Schadensmeldung mit Foto im Mieterportal auf dem Handy

Aufgaben, Verlauf und Benachrichtigungen

Nichts geht unter: Fristen und Vorgänge erinnern dich rechtzeitig.

  • Aufgaben mit Fälligkeit, Zuständigkeit und Anhängen – an jedem Objekt, Vertrag oder Kontakt
  • Automatische Aufgaben, z. B. bei Kündigung, Vertragsende oder auslaufender Versicherung
  • Verlauf je Datensatz mit Kommentaren und Anhängen
  • Benachrichtigung bei neuen Aufgaben, in der App und per E-Mail – je Art einstellbar
  • Tägliche Zusammenfassung per E-Mail mit allem, was fällig ist
Aufgabenliste mit fälligen und zugewiesenen Aufgaben auf dem Handy

Auswertungen, Steuer und Exporte

Die Zahlen für den Überblick, die Steuererklärung und den Steuerberater.

  • Diagramme zu Cashflow, Miete Soll und Ist, offenen Forderungen, Leerstand und Kostenarten
  • Vergleich der Objekte und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung je Jahr als PDF
  • Vorbereitung der Anlage V als PDF und CSV
  • Steuerberater-Export als ZIP mit Buchungen, Belegen und Anlage V
  • Mieterliste und Mieterkonto als PDF
  • DATEV-Buchungsstapel für den Steuerberater (Paket Plus)
Auswertungen mit Diagrammen zu Einnahmen, Ausgaben und Leerstand
Exporte: Anlage V, Steuerberater-Export und PDF-Berichte

Zusammenarbeit

Gemeinsam verwalten – mit genau den Rechten, die jede Person braucht.

  • Weitere Personen per E-Mail einladen (Paket Plus)
  • Rollen Inhaber, Buchhaltung und Nur Lesen sowie eigene Rollen aus einzelnen Rechten
  • Mehrere Konten, zum Beispiel für private und gemeinschaftliche Objekte
Nutzer und Rollen mit einzeln einstellbaren Rechten

Unterwegs auf dem Handy

Beleg fotografieren, Zählerstand erfassen, Rückstände ansehen und Aufgaben erledigen.

  • Für das Handy gemacht: Belege, Zählerstände, Rückstände und Aufgaben
  • Als App auf dem Startbildschirm installieren – ohne App-Store
  • Schnellzugriffe vom App-Symbol und Dateien aus anderen Apps direkt an immofrog teilen
Offene Zahlungen auf dem Handy als bezahlt markieren

Datensicherheit

Deine Daten bleiben in Deutschland und der EU

Du verwaltest sensible Daten deiner Mieterinnen und Mieter. Deshalb laufen Server in Deutschland, die KI kommt aus der EU – und du behältst jederzeit die Kontrolle über deine Daten.

  • Server in Deutschland

    Anwendung, Datenbank und Dateien laufen bei Hetzner in Rechenzentren in Deutschland.

  • KI aus der EU

    Belege und Kontoauszüge liest Mistral AI aus Frankreich aus – nur zur Auslesung, nicht zum Training von KI-Modellen.

  • Für die DSGVO gebaut

    Auftragsverarbeitungsvertrag direkt im Konto, vollständiger Datenexport und Löschung deines Kontos auf Knopfdruck.

  • Zwei-Faktor und Passkeys

    Anmeldung mit Authenticator-App oder Passkey absichern – zusätzlich zum Passwort.

  • Rollen und Rechte

    Jede Person sieht nur, was sie sehen darf. Konten sind strikt voneinander getrennt.

  • Geschützte Dateien

    Verschlüsselte Übertragung per HTTPS; Dateien werden nur über kurzlebige, signierte Links ausgeliefert.

  • Volle Transparenz

    Löschungen und Exporte werden protokolliert. Du siehst, wann der Support auf dein Konto zugegriffen hat.

  • Nichts geht verloren

    Gelöschtes bleibt 30 Tage im Papierkorb und lässt sich wiederherstellen.

Datenschutzerklärung Auftragsverarbeitungsvertrag

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