Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen von immofrog ist Richardsen UG (haftungsbeschränkt), Kleiseerkoog Osterhof 1, 25899 Galmsbüll, Deutschland, vertreten durch Martin Richardsen. Sie erreichen uns per E-Mail unter hallo@immofrog.de. Die vollständigen Anbieterangaben finden Sie im Impressum.

Eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen bei uns nicht vor.

Zwei Rollen: Ihre Daten und die Daten Ihrer Mieter

Diese Erklärung betrifft zwei unterschiedliche Verarbeitungen, die Sie nicht verwechseln sollten.

Für die Daten Ihres Kundenkontos – Name, E-Mail-Adresse, Zahlungs- und Nutzungsdaten – sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Was damit geschieht, beschreibt diese Erklärung.

Für alle Daten, die Sie in immofrog über Ihre Mieterinnen und Mieter, Objekte, Verträge und Zahlungen erfassen, sind Sie der Verantwortliche. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Grundlage dafür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, den Sie in den Einstellungen unter „Daten & Konto“ mit Ihren Angaben als PDF herunterladen können. Ihre Mieter informieren Sie selbst über diese Verarbeitung – diese Erklärung übernimmt das nicht für Sie.

Aufruf der Website

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet unser Server die technisch notwendigen Verbindungsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statusmeldung, verweisende Seite und Angaben zu Browser und Betriebssystem. Ohne diese Daten lässt sich eine Seite nicht ausliefern.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Schriftarten laden wir von unserem eigenen Server. Es werden keine Inhalte von Drittanbietern nachgeladen, und wir setzen weder Analyse- noch Werbe-Cookies ein. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich.

Woher Sie zu uns gekommen sind

Beim ersten Aufruf merken wir uns in Ihrer Sitzung, über welchen Weg Sie auf unsere Seiten gelangt sind: die Kampagnenparameter aus der aufgerufenen Adresse, sonst die Internetadresse der verweisenden Seite – von dieser nur den Namen des Anbieters, nicht die genaue Seite. Ohne beides gilt der Besuch als Direktaufruf.

Registrieren Sie sich, wird dieser Wert einmalig zu Ihrem Konto gespeichert. So können wir auswerten, welche Hinweise auf immofrog tatsächlich zu Kunden führen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer wirtschaftlichen Ausrichtung unserer Werbung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Registrieren Sie sich nicht, endet die Angabe mit Ihrer Sitzung. Wir setzen dafür kein zusätzliches Cookie, speichern keine IP-Adresse und binden keinen Analysedienst ein.

Besucherzählung

Um zu sehen, wie viele Menschen unsere Website besuchen und woher sie kommen, zählen wir Aufrufe unserer öffentlichen Seiten anonym: je Stunde, aufgerufener Seite und – beim Einstieg von einer anderen Website – der Quelle (Kampagnenparameter der Adresse bzw. Name der verweisenden Website). Gespeichert werden ausschließlich diese Summen.

Dafür wird auf Ihrem Gerät nichts gespeichert oder ausgelesen, und wir speichern weder IP-Adressen noch Browserangaben oder sonstige Merkmale, die einen Rückschluss auf Sie zulassen. Angemeldete Nutzer und automatisierte Abrufe werden nicht gezählt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies. Sie sind für den Betrieb erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

• Sitzungs-Cookie: hält Sie während eines Besuchs angemeldet und schützt Formulare vor Fremdeinreichungen. Es läuft nach 120 Minuten Inaktivität ab.
• „Angemeldet bleiben“: nur, wenn Sie das bei der Anmeldung selbst auswählen.
• Anzeigeeinstellungen: merkt sich, ob die Seitenleiste ein- oder ausgeklappt ist.

Registrierung und Kundenkonto

Für ein Konto benötigen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort. Das Passwort speichern wir nur als nicht umkehrbaren Hashwert; wir können es nicht einsehen. Ihre E-Mail-Adresse bestätigen Sie über einen Link, den wir Ihnen zusenden.

Zusätzlich verarbeiten wir zur Abwehr automatisierter Registrierungen die IP-Adresse des Zugriffs in verkürzter, nicht rückführbarer Form sowie die Dauer des Ausfüllens des Formulars. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem missbrauchsfreien Dienst nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Kontodaten ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wird die E-Mail-Adresse nicht innerhalb von 7 Tagen bestätigt, löschen wir das Konto samt der damit angelegten Daten automatisch.

Optional können Sie Ihr Konto mit einer Authenticator-App oder einem Passkey zusätzlich absichern. Dabei speichern wir die dafür nötigen Schlüssel und Wiederherstellungscodes.

Nutzung der Anwendung

Innerhalb Ihres Kontos verarbeiten wir die Daten, die Sie eingeben oder hochladen: Objekte und Einheiten, Mietverträge, Kontakte, Kontobewegungen, Belege, Zählerstände, Dokumente und Aufgaben. Für diese Inhalte sind Sie Verantwortlicher, wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter.

Zur Sicherheit und Nachvollziehbarkeit protokollieren wir bestimmte Vorgänge – Löschungen, Änderungen von Rollen und Rechten, Datenexporte sowie jeden Zugriff des Supports auf Ihr Konto. Diese Protokolle können Sie in Ihrem Konto einsehen.

Auslesen von Belegen durch künstliche Intelligenz

Wenn Sie einen Beleg, einen Kontoauszug oder ein anderes Dokument hochladen und auslesen lassen, übermitteln wir dieses Dokument an Mistral AI, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich. Der Dienstleister liest den Inhalt aus und gibt die erkannten Felder an uns zurück.

Die Verarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt. Die Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nach der Verarbeitung beim Dienstleister nicht dauerhaft gespeichert. Mit Mistral AI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Diese Funktion nutzen Sie nur, wenn Sie sie selbst auslösen. Dokumente, die Sie nicht auslesen lassen, verlassen unsere Server nicht. Dateien für den Stammdaten-Import und ihre Zwischenergebnisse löschen wir spätestens nach 7 Tagen.

Tageszusammenfassung auf der Startseite

Für die Tageszusammenfassung auf Ihrer Startseite lassen wir denselben Dienstleister einen kurzen Text formulieren. Dafür übermitteln wir ausschließlich die Angaben, die dieser Text benötigt: Anrede und Nachname beziehungsweise Firma der betroffenen Mieter, Titel offener Aufgaben sowie Namen von Objekten und Lieferanten.

Nicht übermittelt werden Beträge, Bankverbindungen und Kontaktdaten. Auch hier gilt: Verarbeitung in der Europäischen Union, keine Nutzung zum Training, keine dauerhafte Speicherung nach der Verarbeitung.

Hilfe-Chat

Wenn Sie im Hilfe-Chat eine Frage stellen, übermitteln wir an denselben Dienstleister Ihre Frage, die bisherigen Nachrichten dieses Gesprächs, die Adresse der Seite, auf der Sie sich befinden, sowie unsere Bedienungsanleitung. Die Inhalte dieser Seite – etwa Namen oder Beträge – übermitteln wir nicht. Auch hier gilt: Verarbeitung in der Europäischen Union, keine Nutzung zum Training, keine dauerhafte Speicherung nach der Verarbeitung.

Ihre Fragen speichern wir zusammen mit Ihrem Nutzerkonto, um unsere Anleitungen zu verbessern, fehlende Funktionen zu erkennen und Themen für unseren Ratgeber zu finden. Für die Themensuche übermitteln wir einzelne Fragen ohne Bezug zu Ihrer Person – ohne Namen, Konto oder Seite, E-Mail-Adressen und Kontonummern entfernt – an denselben Dienstleister. Bitte geben Sie im Chat keine Daten Ihrer Mieter ein.

E-Mail-Versand

Für den Versand von E-Mails – Bestätigungen, Benachrichtigungen, Einladungen und Schreiben an Ihre Mieter – nutzen wir Brevo (Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin). Übertragen werden dabei die Empfängeradresse, der Betreff und der Inhalt der Nachricht. Mit dem Dienstleister besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Zahlungen

Kostenpflichtige Pakete wickeln wir über Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland ab. Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein; vollständige Karten- oder Kontodaten erhalten und speichern wir nicht.

Wir verarbeiten lediglich die Angaben, die wir für Vertrag und Rechnungsstellung benötigen: Name, Rechnungsanschrift, gebuchtes Paket, Zahlungsstatus und die Kennungen Ihres Stripe-Kundenkontos. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Rechnungen bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben zehn Jahre auf.

Kartenkoordinaten zu Objektadressen

Um Objekte auf einer Karte anzeigen zu können, ermitteln wir zu der von Ihnen eingegebenen Adresse die Koordinaten. Dafür fragen wir den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation ab. Übermittelt wird ausschließlich die Adresse, keine Personendaten.

Mitteilungen auf Ihr Gerät

Wenn Sie Push-Mitteilungen einschalten, richtet Ihr Browser einen Zustellweg beim jeweiligen Anbieter ein – je nach Gerät Google, Apple oder Mozilla. Wir speichern dafür die technische Adresse dieses Zustellwegs und die zugehörigen Schlüssel. Der Inhalt einer Mitteilung ist verschlüsselt und für den Anbieter nicht lesbar.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit widerrufen können, indem Sie die Mitteilungen in den Einstellungen wieder abschalten.

Kontaktformular, Kündigung und Widerruf

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

Über die Kündigungs- und die Widerrufsfunktion erklärte Mitteilungen speichern wir, um sie bearbeiten und den Eingang nachweisen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO. Erklärungen, zu denen sich kein Kundenkonto finden lässt, löschen wir nach 90 Tagen.

Wie lange wir Daten speichern

Grundsätzlich speichern wir Daten so lange, wie Ihr Konto besteht. Darüber hinaus gelten folgende Fristen:

• Gelöschte Datensätze bleiben 30 Tage im Papierkorb und lassen sich bis dahin wiederherstellen.
• Nach der Löschung Ihres Kontos werden alle Daten nach einer Frist von 30 Tagen endgültig entfernt. Innerhalb dieser Frist können Sie die Löschung widerrufen.
• Nicht bestätigte Konten löschen wir nach 7 Tagen.
• Bereitgestellte Datenexporte löschen wir nach 7 Tagen.
• Dateien und Zwischenergebnisse des Stammdaten-Imports löschen wir nach 7 Tagen.
• Server-Protokolle löschen wir nach 14 Tagen.
• Rechnungen und die zugehörigen Unterlagen bewahren wir gesetzlich bedingt zehn Jahre auf.

Empfänger und Ort der Verarbeitung

Anwendung, Datenbank und Dateien laufen bei der Hetzner Online GmbH in Rechenzentren in Deutschland. Alle weiteren oben genannten Dienstleister verarbeiten innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Über die genannten Dienstleister hinaus geben wir Ihre Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Sicherheit

Die Verbindung zu unseren Servern ist durchgängig über HTTPS verschlüsselt. Dateien liefern wir nur über kurzlebige, signierte Links aus, die nach 15 Minuten ihre Gültigkeit verlieren. Die Daten verschiedener Kundenkonten sind strikt voneinander getrennt; dies ist durch automatisierte Tests abgesichert. Anmeldeversuche sind begrenzt, und Passwörter prüfen wir gegen bekannte Datenlecks.

Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber die folgenden Rechte hinsichtlich der Daten, für die wir Verantwortlicher sind:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – einen vollständigen Export aller Daten und Dateien können Sie jederzeit selbst in Ihrem Konto anstoßen
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel.

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert – etwa wenn ein Dienstleister hinzukommt. Maßgeblich ist die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Stand: 29.09.2026.