Rückstände verstehen

Die Rückstandsübersicht zeigt je Vertrag, wie viel offen ist. Die Zahlen werden bei jedem Aufruf neu berechnet und nirgends gespeichert – korrigierst du eine Zuordnung, stimmt die Anzeige sofort.

Wie gerechnet wird#

Für jeden Monat stellt immofrog die Sollmiete aus dem Vertrag den zugeordneten Zahlungen gegenüber. Die Differenz ist der Rückstand des Monats, die Summe über alle Monate der Gesamtrückstand.

Zwei Dinge folgen daraus:

• Nicht zugeordnete Buchungen zählen nicht. Geld, das auf deinem Konto liegt, aber keinem Vertrag zugewiesen ist, taucht hier nicht auf.
• Die Sollmiete ist die Summe aus dem Vertrag – Kaltmiete plus Vorauszahlungen plus Zuschläge. Fehlt im Vertrag eine Position, fehlt sie auch in der Rechnung.

Die Ampel#

Grün – nichts offen. Gelb – ein Rückstand besteht, aber unterhalb der Schwelle, ab der du üblicherweise reagierst. Rot – deutlicher Rückstand, hier solltest du handeln.

Auf der Übersicht siehst du daneben die Zahl der offenen Monate, die aktuelle Mahnstufe und Guthaben, falls jemand zu viel gezahlt hat.

„Rückstände erfassen ab"#

Dieses Feld im Mietvertrag ist die häufigste Fehlerquelle. Es legt fest, ab welchem Monat gerechnet wird.

Steigst du mit einem laufenden Vertrag um, setze es auf den Monat, ab dem du die Zahlungen in immofrog pflegst. Steht dort der Vertragsbeginn von 2019, du hast aber nur die Buchungen ab 2026 importiert, meldet immofrog sieben Jahre Rückstand.

Das Datum lässt sich jederzeit ändern. Öffne den Vertrag, passe das Feld an, speichere – die Rückstände werden beim nächsten Aufruf neu gerechnet. Es gehen keine Daten verloren, weil nichts gespeichert war.

Wenn Zahlen nicht stimmen#

Prüfe in dieser Reihenfolge:

1. Offene Buchungen – sind alle Zahlungen zugeordnet? Das erklärt die meisten Fälle.
2. „Rückstände erfassen ab" – passt das Datum zum Zeitraum deiner importierten Buchungen?
3. Die Konditionen – stimmen Kaltmiete und Vorauszahlungen, und gelten sie ab dem richtigen Datum?
4. Der Zahlungstag – zahlt der Mieter regelmäßig erst zur Monatsmitte, obwohl der dritte Werktag vereinbart ist, entsteht rechnerisch ein Rückstand, der sich jeden Monat auflöst.

Und dann?#

Aus einem bestätigten Rückstand wird ein Schreiben: Mahnungen verschicken