Belege erfassen

Rechnungen kommen als Papier, PDF oder Foto. In immofrog landen sie an einer Stelle – und die Werte liest die KI aus, statt dass du sie abtippst.

Erfassen#

Zwei Wege:

• Vom Handy fotografieren. Der Schnellzugriff auf der Startseite öffnet direkt die Kamera. Praktisch, wenn die Rechnung gerade vor dir liegt.
• Datei hochladen. PDF oder Bild, über Belege oder Dateien.

Für gute Erkennung: die ganze Rechnung im Bild, gerade von oben, gleichmäßig beleuchtet. Ein Foto vom Bildschirm funktioniert schlechter als das PDF selbst.

Was ausgelesen wird#

Betrag, Datum, Lieferant und Rechnungsnummer. Die erkannten Werte stehen zur Prüfung nebeneinander mit dem Bild – Bitte prüfen heißt: schau drüber, bevor du übernimmst.

Häufigster Fehler ist der Betrag, wenn auf der Rechnung mehrere Summen stehen – Zwischensumme, Netto, Brutto. Ein Blick genügt meist.

Zuordnen#

Damit ein Beleg mehr ist als eine abgelegte Datei, braucht er drei Angaben:

• Objekt – zu welchem Gebäude gehört die Rechnung
• Einheit (optional) – nur, wenn die Kosten genau eine Einheit betreffen
• Kostenart – Heizung, Gartenpflege, Versicherung, Instandhaltung und so weiter

Die Kostenart ist die wichtigste Angabe. Sie entscheidet, ob die Rechnung in der Nebenkostenabrechnung auftaucht und unter welchem Posten. Kostenarten legst du unter Einstellungen → Kostenarten an; jede trägt ein Kennzeichen umlagefähig oder nicht.

Eine Reparatur ist nicht umlagefähig, die jährliche Wartung derselben Anlage dagegen schon. Stell die Kostenarten so ein, dass diese Unterscheidung trägt – dann macht die Abrechnung später keine Arbeit.

Leistungszeitraum#

Leistungszeitraum von und bis sind wichtiger als das Rechnungsdatum. Eine im Januar gestellte Rechnung für das Vorjahr gehört in die Abrechnung des Vorjahres. Trag den Zeitraum ein, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht.

Zahlstatus#

Belege haben ein Fällig am und einen Status. Steht auf der Rechnung kein Zahlungsziel, rechnet immofrog Rechnungsdatum plus 14 Tage. Überfällige Belege meldet dir immofrog, damit keine Mahnung von der anderen Seite kommt.

Gutschriften#

Eine Gutschrift erfasst du wie eine Rechnung und kennzeichnest sie als solche. Sie wird in Auswertungen und Abrechnung abgezogen statt addiert.