Nebenkostenabrechnung erstellen
Von den erfassten Kosten zur fertigen Abrechnung für jeden Mieter – in fünf Schritten.
Die Nebenkostenabrechnung ist die Arbeit, für die immofrog gebaut wurde. Wenn Belege und Zählerstände gepflegt sind, dauert sie Minuten statt Abende.
Vorher prüfen
Vier Dinge müssen stehen, sonst rechnet die Abrechnung falsch oder gar nicht:
- Flächen der Einheiten – der Standard-Verteilerschlüssel
- Belege des Abrechnungsjahres mit Kostenart und Leistungszeitraum
- Kostenarten richtig als umlagefähig oder nicht gekennzeichnet
- Zählerstände zum Anfang und Ende des Zeitraums, wenn nach Verbrauch abgerechnet wird
Die Schritte
Abrechnung → Abrechnung erstellen. Du wählst Objekt und Abrechnungsjahr, danach führt dich immofrog durch:
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Kosten – alle Belege des Zeitraums, getrennt nach umlagefähig und nicht umlagefähig. Fehlt etwas, erfasse den Beleg nach und kehre zurück.
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Verteilerschlüssel – je Kostenart nach Wohnfläche, Personenzahl, Einheiten oder Verbrauch. Weicht ein Objekt dauerhaft von der Vorgabe ab – etwa Gartenpflege nach Einheiten statt nach Fläche –, wähle den Schlüssel und klicke darunter auf Für dieses Objekt merken. Ab der nächsten Abrechnung ist er die Vorgabe.
Über Teilnahme der Einheiten nimmst du einzelne Einheiten von einer Kostenart aus – der Klassiker ist das Erdgeschoss beim Aufzug. Ihr Anteil entfällt nicht, sondern verteilt sich auf die übrigen Einheiten. Bei Heizkosten geht das nicht: Dort gilt die Heizkostenverordnung.
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Heizkosten – hier legst du fest, welcher Anteil nach Verbrauch verteilt wird: Heizkosten nach Verbrauch (%) und Warmwasserkosten nach Verbrauch (%). Die Heizkostenverordnung verlangt zwischen 50 und 70 Prozent; der Rest wird nach Fläche verteilt.
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Vorauszahlungen – immofrog setzt die geleisteten Beträge aus den zugeordneten Zahlungen ein. Du siehst je Mieter Geleistet / Soll.
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Ergebnis – die Abrechnung je Einheit mit Nachzahlung oder Guthaben.
Finalisieren
Solange die Abrechnung offen ist, rechnet sie bei jeder Änderung neu. Mit dem Finalisieren wird sie festgeschrieben: Zahlen und Verteilung bleiben stehen, auch wenn du später einen Beleg änderst.
Das ist Absicht. Eine verschickte Abrechnung muss nachvollziehbar bleiben – sonst stimmt das Schreiben beim Mieter nicht mehr mit deinem Stand überein.
Versenden
Nach dem Finalisieren erzeugt immofrog je Mieter ein PDF mit Anschreiben aus deiner Vorlage. Du lädst die Dokumente herunter oder versendest sie per E-Mail. Die Übersicht zeigt, welche Abrechnungen schon versendet sind.
Fehler nach dem Finalisieren
Fällt später ein Fehler auf, erstellst du eine korrigierte Abrechnung für denselben Zeitraum und verschickst sie mit einem erklärenden Anschreiben. Die ursprüngliche bleibt erhalten – wichtig, wenn der Mieter widerspricht.
Die Frist nicht vergessen
Die Abrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein. Für das Kalenderjahr 2026 ist das der 31. Dezember 2027. Danach kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen – ein Guthaben musst du trotzdem auszahlen.
immofrog erinnert dich über eine Aufgabe rechtzeitig daran.