Vorlagen anpassen
Eigene Word-Vorlagen hochladen und mit Platzhaltern füllen lassen.
Jedes Schreiben, das immofrog erzeugt, entsteht aus einer Word-Vorlage. Die mitgelieferten funktionieren sofort – mit einer eigenen bekommst du deinen Briefkopf und deine Formulierungen.
Systemvorlagen und eigene Vorlagen
Für jede Art von Schreiben – Mahnungen, Mieterhöhung, Kündigungsbestätigung, Übergabeprotokoll, Abrechnungsanschreiben, Mietvertrag – gibt es eine Systemvorlage. Sie greift, solange du nichts eigenes hinterlegst.
Eine eigene Vorlage lohnt sich, sobald du regelmäßig Schreiben verschickst: Briefkopf, Logo, deine Anrede, deine Bankverbindung.
Platzhalter
In der Word-Datei schreibst du Platzhalter in geschweifte Klammern mit Dollarzeichen, zum Beispiel ${tenant_name}. Beim Erzeugen setzt immofrog die echten Werte ein.
Häufig gebraucht:
| Platzhalter | Inhalt |
|---|---|
${tenant_name}, ${tenant_address} |
Mieter und Anschrift |
${landlord_name}, ${landlord_address} |
du als Vermieter |
${property_address}, ${unit_name} |
Objekt und Einheit |
${base_rent}, ${total_rent} |
Kaltmiete, Gesamtmiete |
${operating_costs_advance}, ${heating_costs_advance} |
Vorauszahlungen |
${deposit}, ${payment_day} |
Kaution, Zahlungstag |
${arrears_amount}, ${arrears_periods} |
Rückstand und betroffene Monate |
${date} |
Datum der Erstellung |
Die vollständige Liste steht in der Vorlagenverwaltung.
Hochladen und prüfen
Beim Hochladen liest immofrog die Datei und listet alle gefundenen Platzhalter auf. Steht einer nicht dabei, den du erwartest, hat sich meist ein Tippfehler eingeschlichen oder Word hat die Klammern in mehrere Textabschnitte zerlegt.
Der zweite Fall passiert, wenn man mitten im Platzhalter die Formatierung ändert. Abhilfe: den Platzhalter löschen und in einem Zug neu tippen.
Über das Testdokument erzeugst du eine Vorschau mit Beispieldaten – so siehst du das Ergebnis, bevor es an einen Mieter geht.
Als Standard festlegen
Je Art von Schreiben kannst du eine Vorlage als Standard setzen. Sie wird dann bei jedem passenden Vorgang verwendet. Ohne eigenen Standard greift weiter die Systemvorlage.