Mietvertrag und Mieter erfassen
Miete, Vorauszahlungen, Zuschläge und Kaution – und wie daraus die Sollmiete entsteht.
Der Mietvertrag verbindet Einheit und Mieter und legt fest, was monatlich fällig ist. Aus diesen Angaben berechnet immofrog später Rückstände, Abrechnungen und Mieterhöhungen.
Den Vertrag anlegen
Verträge → Vertrag anlegen. Das Formular hat vier Bereiche.
Einheit und Laufzeit
Einheit wählst du aus deinen Objekten. Beginn ist der Vertragsbeginn, Ende bleibt leer, solange der Vertrag unbefristet läuft.
Der Zahlungstag ist der Tag im Monat, an dem die Miete fällig ist – üblich ist der dritte Werktag. Er entscheidet, ab wann eine ausbleibende Zahlung als Rückstand gilt.
Mieter
Suche einen vorhandenen Kontakt oder lege direkt einen neuen an. Mehrere Mieter für eine Wohnung sind möglich – etwa ein Paar oder eine Wohngemeinschaft. Alle eingetragenen Mieter erscheinen später in Schreiben und können Zugang zum Mieterportal bekommen.
Die Personenzahl ist nicht dasselbe wie die Zahl der Mieter: Sie zählt alle im Haushalt lebenden Personen und dient als Verteilerschlüssel bei der Nebenkostenabrechnung.
Miete
Hier zerlegst du die Miete in ihre Bestandteile:
- Kaltmiete – die Nettomiete ohne alles
- NK-Vorauszahlung – monatliche Vorauszahlung auf die Betriebskosten
- HK-Vorauszahlung – Vorauszahlung auf Heiz- und Warmwasserkosten
- Weitere Positionen – Zuschläge für Küche, Möblierung, Stellplatz oder Sonstiges
Die Summe ist die Sollmiete. Gegen sie werden später die Zahlungseingänge gerechnet.
Trag die Bestandteile wirklich einzeln ein, auch wenn der Mieter einen Gesamtbetrag überweist. Ohne getrennte Vorauszahlungen kann die Nebenkostenabrechnung nicht rechnen, und eine Mieterhöhung nach § 558 BGB betrifft nur die Kaltmiete – nicht die Zuschläge.
Kaution und Rückstände
Kaution ist die vereinbarte Höhe. Ob und wann sie eingegangen ist, erfasst du danach auf der Vertragsseite.
Rückstände erfassen ab ist das wichtigste Feld für Umsteiger. Es bestimmt, ab welchem Monat immofrog rechnet. Trag hier den Monat ein, ab dem du die Zahlungen in immofrog pflegst – sonst meldet dir das System Rückstände für Jahre, die längst erledigt sind. Bei einem neuen Vertrag ist es der Vertragsbeginn.
Die Vertragsseite
Nach dem Speichern siehst du alles zum Vertrag an einer Stelle: Konditionen, Mieter, Zahlungen, Kaution, Dokumente und den Verlauf. Von hier erzeugst du auch Schreiben aus deinen Vorlagen.
Miete ändert sich
Ändere die Kaltmiete nicht einfach im Formular. Für eine reguläre Erhöhung nutze den Vorgang, der Schreiben, Frist und Zustimmung mitführt: Mieterhöhung durchführen. immofrog behält dann die alten Werte für zurückliegende Zeiträume bei – wichtig, wenn du später eine Abrechnung für ein früheres Jahr erstellst.
Vertrag beenden
Trag das Ende ein, sobald gekündigt ist. Der Vertrag bleibt vollständig erhalten; nach dem Ende läuft er nicht mehr in Rückstände und Abrechnungen ein. Die Kautionsabrechnung machst du danach auf der Vertragsseite.